Oddział Archiwum Państwowego w Nowym Sączu gromadzi akta z terenu Sądecczyzny, powiatu limanowskiego (części wschodniej) i gorlickiego (z tego ostatniego od 1975 r.). Akta przechowywane w tut. Archiwum sięgają schyłku XVIII w., natomiast akta staropolskie przechowywane są od 1894 r. jako depozyt w Archiwum Państwowym w Krakowie (w Oddziałach I i III). W tym to właśnie roku w pożarze Ratusza Miejskiego spaliły się prawie wszystkie akta miasta Nowego Sącza, z wyjątkiem kilku dokumentów pergaminowych, ksiąg miejskich i cechowych odnalezionych przez organizatora nowosądeckiego archiwum K. Golachowskiego.

Tak więc w Archiwum znajdują się:

• akta władz i urzędów administracji państwowej i specjalnej z lat 1775-1998 (np. Urząd Cyrkularny w Nowym Sączu 1775-1963, a z okresu nam bliższego akta Urzędu Wojewódzkiego w Nowym Sączu 1975-1998);
• akta władz miejskich i gminnych z lat 1781-1990 (np. Akta miasta Nowego Sącza 1781-1945);
• akta sądów, prokuratur, kancelarii notarialnych i adwokackich z lat 1855-1950 (np. C.k. Sąd Powiatowy w Limanowej 1856-1918, Prokuratura Sądu Okręgowego w Nowym Sączu 1944-1950);
• akta organów samorządu powiatowego i władz powiatowych z lat 1871-1975 (np. Rada Powiatowa w Nowym Sączu 1871-1945, Prezydium Powiatowej Rady Narodowej w Limanowej 1950-1975);
• akta szkół z lat 1887-1955 (np. I Państwowe Gimnazjum w Nowym Sączu 1887-1951, Szkoła Żeńska im. Św. Barbary w Nowym Sączu 1909-1925);
• akta metrykalne i instytucji wyznaniowych z lat 1796-1939 (np. Izraelicki Okręg Metrykalny w Nowym Sączu 1854-1903, Gmina Ewangelicka w Nowym Sączu 1803-1939);
• akta partii i organizacji społeczno-politycznych z lat 1957-1990 (np. KW PZPR w Nowym Sączu 1975-1990, Rada Wojewódzka PRON w Nowym Sączu 1983-1989);
• akta organizacji społecznych, kulturalnych i naukowych z lat 1904-1990 (np. Polskie Towarzystwo Historyczne - Oddział Nowy Sącz 1955-1997);
• akta banków, instytucji finansowych, spółdzielni, zakładów pracy i przedsiębiorstw z lat 1892-1990 (np. Kasy Stefczyka, Elektrownia Miejska w Nowym Sączu 1904-1949;
• akta szczątkowe i kolekcje z lat 1480-1974 (np. akta miejskie i cechowe 1480-1837, Sandecjana, Zbiór Kartograficzny)